Một tin nhắn “đơn hàng đang may” chưa đủ để Local Brand biết có kịp ngày ra mắt hay không. Báo cáo tiến độ sản xuất áo thun nên cho thấy số lượng đã hoàn thành ở từng công đoạn, phần còn lại đang nằm ở đâu và việc nào cần brand xác nhận. Khi cùng dùng một bảng theo dõi, khách sỉ và xưởng có cơ sở trao đổi cụ thể hơn, thay vì chỉ hỏi “bao giờ xong?”.
Bài viết này đề xuất mẫu báo cáo để hai bên điều chỉnh theo đơn hàng thực tế. Các ví dụ số lượng là minh họa, không phải năng suất hoặc cam kết giao hàng của Say Happy. Nếu cần tìm hiểu toàn bộ hành trình đặt đơn, xem quy trình đặt hàng áo thun số lượng lớn.
1. Chốt đơn vị theo dõi trước khi chốt phần trăm tiến độ
Đơn hàng có nhiều màu, size hoặc hình in cần được tách thành mã theo dõi rõ ràng. Một mã nên gắn với mẫu áo, màu, size và phiên bản yêu cầu kỹ thuật đã duyệt. Đừng gộp hai mẫu có quy trình khác nhau vào một dòng rồi dùng cùng ngày hoàn tất dự kiến.
Thông tin tối thiểu ở đầu báo cáo
- Mã đơn, mã mẫu và phiên bản mẫu hoặc tài liệu kỹ thuật đã duyệt.
- Số lượng đặt theo màu và size; số lượng thay đổi phải có xác nhận.
- Ngày cập nhật và người phụ trách bên xưởng, bên brand.
- Ngày cần nhận tại kho brand, ngày xuất xưởng dự kiến và phần thời gian vận chuyển.
- Các điều kiện còn chờ: duyệt mẫu, nhận nguyên phụ liệu, duyệt file in hoặc xác nhận nhãn.
Ngày xuất xưởng và ngày nhận hàng là hai mốc khác nhau. Nếu brand cần hàng để chụp lookbook hoặc phân phối đến đại lý, hãy ghi thêm các mốc đó trong kế hoạch, để hai bên biết mốc nào ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng.
2. Báo cáo theo từng công đoạn, không cộng dồn sai số lượng
Một chiếc áo có thể đã cắt, đã may và đã in. Vì vậy, cộng ba số lượng này sẽ đếm cùng sản phẩm nhiều lần. Nên dùng số lượng hoàn tất lũy kế ở từng công đoạn, hoặc ghi số lượng đang nằm tại mỗi công đoạn; phải chọn một cách và ghi rõ cách đọc.
Ảnh thật từ thư viện Say Happy: công nhân làm việc tại các máy may trong khu sản xuất. Ảnh minh họa công đoạn may, không xác nhận tiến độ của một đơn hàng cụ thể.
| Công đoạn | Số lượng cần báo | Điều kiện xác nhận hoàn tất | Vướng mắc cần ghi |
|---|---|---|---|
| Nguyên phụ liệu | Đã nhận và còn thiếu theo từng hạng mục | Đủ các hạng mục được duyệt để chuyển bước tiếp theo | Thiếu màu vải, bo, nhãn hoặc vật tư đóng gói |
| Cắt | Số bộ chi tiết đã cắt theo màu, size | Đã đối chiếu số lượng và nhận diện bó hàng | Thiếu chi tiết hoặc chờ bổ sung vật liệu |
| May | Số áo hoàn tất may, số đang sửa | Đủ các bước may của mẫu và kiểm tra theo tiêu chí đã thống nhất | Công đoạn tồn, lỗi cần sửa, mẫu chưa rõ |
| In, thêu hoặc xử lý khác | Số áo hoàn tất từng bước áp dụng | Đã kiểm tra kết quả theo mẫu duyệt | Chờ file, chờ duyệt hoặc cần làm lại |
| QC và hoàn thiện | Số đạt, số chờ kiểm, số chờ xử lý | Phân loại rõ hàng đủ điều kiện đóng gói | Lỗi đang xử lý và thời điểm kiểm lại |
| Đóng gói, xuất hàng | Số đã đóng gói và số đã bàn giao vận chuyển | Có đối chiếu bảng màu, size, kiện hàng | Thiếu nhãn, thiếu quy cách hoặc chờ giao nhận |
Với áo trơn, có thể bỏ bước in/thêu. Với đơn OEM/ODM có nhiều xử lý, nên tách thêm dòng cho từng bước thực tế. Một công đoạn được ghi “xong” cần có định nghĩa thống nhất: may xong chưa đồng nghĩa đã đạt QC hoặc sẵn sàng giao.
Cách dùng phần trăm dễ kiểm tra
Nếu đơn đặt 500 áo và có 300 áo đã đạt QC cuối, tỷ lệ đạt QC là 300/500 × 100 = 60%. Con số này chỉ nói về QC, không có nghĩa toàn bộ đơn đã hoàn thành 60% thời gian sản xuất. Không nên lấy trung bình phần trăm của các công đoạn để dự đoán ngày giao khi chưa biết thời gian còn lại và phần hàng phải sửa.
3. Mẫu báo cáo tiến độ sản xuất áo thun có thể dùng ngay
Dưới đây là một dòng minh họa cho đơn giả định 500 áo. Các số ở cột công đoạn là số hoàn tất lũy kế; hàng sửa được theo dõi riêng và chưa tính vào hàng đạt QC.
| Hạng mục | Nội dung minh họa |
|---|---|
| Mã đơn / mẫu | LB-001 / mẫu A / tài liệu kỹ thuật phiên bản 03 |
| Tổng đặt | 500 áo; bảng màu và size đính kèm |
| Đã cắt / đã may / đã xử lý hình in | 500 / 420 / 360 áo |
| Đạt QC cuối / chờ sửa | 300 / 20 áo; 20 áo chờ sửa chưa nằm trong 300 áo đạt |
| Đã đóng gói / đã xuất | 250 / 0 áo |
| Điểm đang chờ | Brand xác nhận vị trí tem ngoài túi |
| Việc tiếp theo | Brand xác nhận tem; xưởng cập nhật phần QC và đóng gói còn lại |
| Mốc cập nhật kế tiếp | Ngày, giờ cụ thể do hai bên thống nhất |
Nếu theo dõi trên Google Sheets, mỗi lần cập nhật nên giữ một bản ghi hoặc một cột thời điểm để so sánh với lần trước. Ghi rõ số tăng thêm, nguyên nhân điều chỉnh và người xác nhận. Không sửa số cũ mà không để lại lý do, vì brand sẽ khó biết tiến độ tăng thật hay chỉ thay đổi cách tính.
4. Ảnh và video cần trả lời được điều gì?
Ảnh xưởng giúp nhìn thấy hoạt động thực tế, nhưng ảnh toàn cảnh không chứng minh một đơn đã hoàn thành. Khi đề nghị cập nhật, brand nên yêu cầu người phụ trách kèm mã đơn, thời điểm chụp và công đoạn đang thể hiện. Hình ảnh chỉ là một phần bằng chứng; số lượng vẫn cần bảng đối chiếu.
- Ảnh tổng quan: cho biết khu vực và công đoạn đang làm.
- Ảnh chi tiết: thể hiện mẫu áo hoặc chi tiết cần xác nhận, chẳng hạn vị trí nhãn hay hình in.
- Ảnh nhận diện lô: đi cùng thông tin mã đơn, màu, size và số lượng liên quan.
- Ảnh trước xuất: đi cùng bảng kê kiện hàng và số lượng đã đối chiếu.
Chỉ chia sẻ hình có quyền sử dụng; tránh để lộ thiết kế, nhãn hoặc thông tin của khách hàng khác. Không suy ra thành phần vải, định lượng GSM, độ bền hay kết quả kiểm định chỉ từ ảnh.
Ảnh thật từ thư viện Say Happy: các chồng áo màu xanh nhạt tập kết trên bàn và người làm việc ở phía cuối bàn. Ảnh không xác nhận số lượng đã đạt QC hoặc đã đóng gói.
5. Khi tiến độ lệch kế hoạch, hỏi đúng bốn việc
Thay vì chỉ yêu cầu “đẩy nhanh”, hãy xác định phần việc còn thiếu. Một cập nhật hữu ích cần trả lời: đang vướng ở đâu, ảnh hưởng bao nhiêu áo, ai xử lý và khi nào có mốc mới đủ căn cứ.
- Xác định phạm vi: một màu, một size hay toàn bộ đơn đang bị ảnh hưởng?
- Tách phần đã đạt: số áo có thể giao phải là số đã đủ điều kiện xuất, không dùng số đã may để thay thế.
- So sánh phương án: chờ đủ đơn hoặc giao từng phần có ảnh hưởng gì đến cơ cấu size, chi phí vận chuyển và kế hoạch bán?
- Ghi xác nhận: chốt người phụ trách, mốc cập nhật và thay đổi được brand chấp thuận.
Nếu giao từng phần, kiểm tra đủ cơ cấu màu, size cần bán trước. Nhận nhiều áo nhưng thiếu size chủ lực vẫn có thể làm chậm kế hoạch ra mắt. Chi phí và ngày giao từng đợt cần được hai bên xác nhận; không mặc định giao chia đợt luôn nhanh hơn hoặc miễn phí.
6. Thống nhất nhịp cập nhật phù hợp với đơn hàng
Không có một tần suất báo cáo phù hợp cho mọi đơn. Hai bên nên chốt thời điểm cập nhật theo mốc chuyển công đoạn, các việc cần duyệt và khoảng cách đến ngày giao. Khi phát sinh việc ảnh hưởng mốc đã thống nhất, cần trao đổi ngay theo đầu mối liên hệ đã chọn.
Với khách sỉ mua phôi sẵn, báo cáo nên tập trung vào lượng hàng đã giữ theo màu, size, phần cần bổ sung và tình trạng đóng gói. Với OEM/ODM, thêm các mốc duyệt mẫu, vật liệu, xử lý in/thêu và kiểm lại sau sửa. Có thể xem các dịch vụ của Say Happy để xác định phạm vi trao đổi phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần phần mềm trả phí để theo dõi tiến độ không?
Có thể bắt đầu bằng Google Sheets và một thư mục ảnh được chia sẻ đúng quyền. Điều cần thống nhất là mã đơn, cách tính số lượng, người cập nhật và thời điểm cập nhật; công cụ không tự thay thế các bước này.
Ảnh chuyền may có đủ để xác nhận đơn đang được sản xuất?
Chưa đủ nếu ảnh không gắn được với mã đơn và mẫu đang làm. Nên đối chiếu thêm thông tin lô hàng, số lượng và xác nhận của người phụ trách. Ảnh minh họa xưởng không nên được dùng như bằng chứng tiến độ của một đơn cụ thể.
Đã may xong có thể xem là sẵn sàng giao chưa?
Cần kiểm tra các bước còn lại của đơn: in/thêu nếu có, QC, xử lý hàng sửa, nhãn, đóng gói và bàn giao vận chuyển. Báo cáo nên tách “đã may” với “đủ điều kiện xuất”.
Brand nên gửi gì để xưởng lập báo cáo rõ hơn?
Gửi mã mẫu, phiên bản đã duyệt, bảng màu và size, số lượng, ngày cần nhận, quy cách đóng gói và đầu mối có quyền xác nhận thay đổi. Các điều kiện chưa chốt cần được đánh dấu riêng.
Trao đổi kế hoạch sản xuất với Say Happy
Local Brand, khách sỉ và đối tác OEM/ODM có thể liên hệ Say Happy và gửi mẫu áo, bảng số lượng theo màu/size cùng ngày cần nhận hàng. Hãy trao đổi thêm cách cập nhật tiến độ, mốc cần duyệt và tiêu chí xác nhận hoàn tất ngay khi chốt phạm vi đơn, để kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng cùng dùng một bộ thông tin.